Correspondência Oficial

·        A linguagem a ser usada é muito simples. Mas continua a obedecer a regras específicas, mais formais do que as que regem a correspondência comercial.

·        Nos Ministérios, a correspondência é aberta na Secretaria-Geral e por ela distribuída pelos diversos serviços, incluindo o gabinete do Ministro.

·        Um Chefe de Estado, mandam as regras do Protocolo em todo o mundo, só se corresponde directamente com outro Chefe de Estado.

·        Na correspondência oficial, como em qualquer tipo de correspondência, deve ser breve. Desta forma, mostra-se, desde logo, que se sabe o que se quer. Poupando ao destinatário esforços de leitura ou interpretação da carta recebida.

·        Na correspondência oficial, como aliás na correspondência comercial, as cartas são, regra geral, dactilografadas. Caso haja relações de amizade com o destinatário. “Meu caro amigo” ou no fim da carta, “e um abraço”.

·        Um dos erros muito comuns na correspondência com altas individualidades é utilizar a expressão Sua Excelência, o Senhor Presidente da Assembleia da Republica. Ora, Sua Excelência já é a fórmula superlativa e mais cerimoniosa de dizer o Senhor. Por isso, o correcto é dizer Sua Excelência, o Presidente da Assembleia da República ou então, o Senhor Presidente da Assembleia da República.

·        O protocolo internacional, define o idioma que se deve utilizar na correspondência oficial com entidades estrangeiras.

·        Não existe qualquer protocolo, para a correspondência comercial, as empresas comunicam constantemente com o estrangeiro, utilizando língua estrangeira. Importante comunicar com rapidez e eficácia.